Obowiązki przy realizacji projektów

Współpraca międzynarodowa

Jeżeli rozważasz realizację projektu w ramach programów celu Europejska Współpraca Terytorialna pamiętaj, że podstawową i niezmienną zasadą jest znalezienie zagranicznego partnera. W przypadku, gdy masz pomysł na przedsięwzięcie, ale nie odnalazłeś chętnej do współpracy instytucji z innego kraju, o pomoc można się zwrócić do Wspólnego Sekretariatu albo Regionalnego Punktu Kontaktowego danego programu. W zakresie programów transnarodowych i międzyregionalnego pomocą mogą służyć krajowe punkty kontaktowe, działające w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju.

Partnerzy podpisują ze sobą porozumienie (zgodnie ze wzorem lub wymaganiami określonymi przez dany program), które powinno zawierać zasady koordynacji i szczegółowy podział obowiązków w projekcie. Dokument ten określa również, który spośród partnerów będzie partnerem wiodącym. To on odpowiada m.in. za złożenie wniosku o dofinansowanie we Wspólnym Sekretariacie. Jest także stroną umowy o dofinansowanie zawieranej z Instytucją Zarządzającą i odpowiada za realizację całego przedsięwzięcia pod względem merytorycznym i administracyjnym. Więcej informacji w zakładce Znajdź partnera zagranicznego.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Wnioski o dofinansowanie zatwierdza Komitet Monitorujący danego programu, w skład którego wchodzą przedstawiciele państw w nim uczestniczących. Wspólny Sekretariat informuje partnera wiodącego o decyzji dotyczącej współfinansowania projektu. Następnie przedstawia do podpisania projekt umowy o dofinansowanie. Umowa określa warunki współfinansowania danego projektu. Jej stronami są Instytucja Zarządzająca oraz partner wiodący. Obowiązki partnera wiodącego, wynikające z umowy o dofinansowanie, to m.in:

• przygotowanie i podpisanie porozumienia z partnerami,
• koordynacja projektu – zapewnienie prawidłowej i terminowej realizacji rzeczowej i finansowej całego projektu,
• niezwłoczne przekazanie dofinansowania należnego poszczególnym partnerom projektu,
• zapewnienie, aby wszystkie wydatki przedstawione przez beneficjentów były sprawdzone przez kontrolerów,
• zapewnienie, aby wydatki przedstawiane przez beneficjentów zostały poniesione na wdrażanie projektu.

Ewentualne zmiany w projekcie wymagają najczęściej zgody instytucji, z którą podpisano umowę o dofinansowanie i są zawierane w formie aneksu do umowy. Poszczególne programy mogą ustalić specyficzne zasady w tym zakresie.

Zapewnienie dostępności projektów

Każdy projekt współfinansowany ze środków UE powinien być dostępny dla każdej osoby, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Dostępność dotyczy zarówno osób uczestniczących w projektach, osób korzystających z opracowanych produktów, jak również personelu projektu. Zobacz, o co warto zadbać, aby projekt był dostępny.

Kwalifikowalność wydatków

Ocena kwalifikowalności wydatków dokonuje się zarówno na etapie wyboru projektu, jak i podczas jego realizacji. Na etapie wyboru projektu sprawdzeniu podlega kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku o dofinansowanie, czyli to czy zaplanowane wydatki są zgodne z ustaleniami programu i obowiązującymi przepisami. Przyjęcie projektu do realizacji i podpisanie umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które zostaną przedstawione do refundacji w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikować się do współfinansowania. Jest sprawdzane, czy dany wydatek został poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie.

Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest wydatek spełniający w szczególności następujące warunki:

• został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków,
• jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz regulacjami krajowymi,
• jest zgodny z zasadami danego programu oraz zapisami podręcznika programu,
• jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu,
• jest niezbędny do realizacji projektu,został poniesiony w związku z realizacją projektu,
• został dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku,został poniesiony z poszanowaniem zasady konkurencyjności,został należycie udokumentowany (np. przedstawienie opłaconej faktury lub innego równoważnego dowodu księgowego, jeśli takie są wymagane),
• nie podlega wyłączeniom określonym w przypadku programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej – w przepisach UE, w podręczniku programu lub krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej.

Sprawozdawczość i rozliczanie

W programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej kwalifikowalne wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu są refundowane. Partner projektu najpierw musi ponieść wydatek i to udokumentować, i po potwierdzeniu ich kwalifikowalności przez kontrolera możliwy jest zwrot poniesionych kosztów.

W zależności od przyjętych w danym programie zasad, elementem wniosku o płatność jest sprawozdanie z dotychczasowej realizacji projektu.

Dokładne terminy składania tego typu dokumentów określają dokumenty dotyczące danego programu, np. podręcznik programu oraz umowa o dofinansowanie.

Dla programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej, dla których Instytucja Zarządzająca została ustanowiona na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego (CST) możesz:

• utworzyć wniosek o płatność i przesłać go do instytucji w celu weryfikacji,
• prowadzić korespondencję,
• przekazać haromonogram realizacji projektu,
• ewidencjonować informację o: zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu.

Integralnym elementem umowy jest lista osób uprawnionych przez Ciebie do wykonywania w Twoim imieniu czynności związanych z realizacją projektu w ramach CST.

Dowiedz się więcej o Centralnym systemie teleinformatycznym.

Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, aby odpowiednio dokumentować postęp projektu i ponoszenie wydatków. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia płatności, ale również dokumentacja potwierdzająca konkurencyjność wyboru wykonawcy, protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach. Po pozytywnej weryfikacji, następuje refundacja poniesionych przez partnerów wydatków.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z Funduszy Europejskich. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania, może być prowadzona także po jego zakończeniu - może nastąpić w trakcie tzw. okresu trwałości. Kontrola projektu polega w szczególności na:

• weryfikacji kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach projektu,
• kontroli projektu na miejscu jego realizacji w celu potwierdzenia, że: działania zaplanowane we wniosku o dofinansowanie zostały zrealizowane; współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone; a zadeklarowane wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.

W przypadku programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej, kontrola w ww. zakresie jest przeprowadzana na poziomie krajowym przez wskazanych kontrolerów. W programach współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej rolę kontrolerów w odniesieniu do polskich partnerów pełnią właściwe terytorialnie urzędy wojewódzkie. W programach współpracy transnarodowej i międzyregionalnej rolę kontrolera w odniesieniu do polskich partnerów pełni Centrum Projektów Europejskich.

Zasady promocji i oznakowania

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia, masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz. Zakres takiej informacji obejmuje co najmniej nazwę funduszu unijnego oraz programu, z którego pochodzą środki. Musisz przy tym używać odpowiednich symboli, znaków, wzorów i szablonów graficznych itp. Ich gotową kompozycję należy pobrać ze strony internetowej instytucji, która obsługuje dofinansowanie projektu - ważne są nie tylko same znaki i treść, ale również ich układ i kolorystyka.

We właściwy sposób powinny być oznakowane m.in. wszelkie wydarzenia, dokumentacje, korespondencja, siedziba i strona internetowa związana z projektem.

Szczegółowy opis obowiązków w zakresie informacji i promocji znajduje się w Poradniku Beneficjenta danego programu, zawartego w Podręczniku programu.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat.

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

1. zaprzestaniesz działalności lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
2. nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
3. nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu całości lub części środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Zasady realizacji projektów w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa są podobne jak w przypadku programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej. Różnice występują w systemie instytucjonalnym. Odrębne są również zasady kwalifikowalności wydatków.